«Запрос предложений» (RFP - Request for Proposal) - документ, в котором Заказчик формирует запрос для выбора Исполнителя из состава потенциальных поставщиков, заинтересованных и готовых выполнить работы (проект) по созданию системы в заданных условиях.

Практика участия в конкурсных процедурах показывает, что в RFP часто акценты смещаются в сторону несущественных и не несущих смысловой нагрузки деталей, которые «размывают» основную суть создаваемой системы. Как следствие, Заказчику формируются дополнительные вопросы по уточнению требований.

1) «Запрос предложений» должен содержать следующую информацию:

1.1 Описание целей проекта.

1.2 Функциональные требования к создаваемой системе - полностью включается документ, созданный на предыдущей стадии технологического процесса (см. Часть 1).

1.3 Границы проекта - общие сроки реализации и бюджет.

1.4 Критерии оценки результатов, полученных по итогам создания системы.

1.5 Критерии оценки поставщиков и выбора Исполнителя для реализации проекта.

Качественный «Запрос предложений» позволит: претендентам - объективно оценить свои возможности и подготовить на рассмотрение Заказчику проработанное технико-коммерческое предложение; Заказчику - облегчить выбор Исполнителя и снизить ряд проектных рисков, связанных с его исполнением.

2) При размещении «Запроса предложений» мы рекомендуем не торопиться публиковать документ «Техническое задание». По нашему опыту, на данной стадии Техническое задание еще достаточно «сырое» и требует существенных уточнений и доработок. «Функциональные требования» в составе «Запроса предложений» будут вполне достаточны. При этом, в «Функциональных требованиях» следует прописать следующие условия:

2.1 Разработчиком, совместно с Заказчиком, должны быть выполнены следующие работы:

• уточнение требований к системе, изложенных в RFP;
• разработано и согласовано с Заказчиком Техническое задание на создание системы. При необходимости, можно указать ГОСТ, которому должен удовлетворять данный документ по форме и содержанию.

2.2 Разработка Технического задания выполняется на первом этапе реализации проекта (не забудьте указать требования к сроку реализации данных работ).

Двухэтапный процесс постановки задачи, с одной стороны - увеличит общий срок выполнения работ по созданию системы (на 1,5 - 3 месяца, в зависимости от сложности и масштабов системы, качества проработки RFP) и, возможно, бюджет. С другой - минимизирует или исключит риски, которые могут возникнуть в процессе выполнения последующих работ.

Возможно, что на этапах публикации «Запроса предложений» или при заключении Договора необходимо формальное наличие документа «Техническое задание». Что делать в этом случае? 

Мы рекомендуем:

• в календарном плане работ, в качестве первого этапа проекта определить этап, на котором должны быть выполнены работы по уточнению требований Технического задания,
• по результатам должен быть разработан и согласован Сторонами документ «Частное техническое задание»;
• явным образом указать, что «Частное техническое задание» является основным документом для выполнения последующих работ по созданию системы.